¿Contrata a su primer empleado? Cómo hacerlo bien

¿Así que tu negocio está despegando y tienes más trabajo del que puedes gestionar tú solo? ¡Qué bien! Puede que te entren nervios si nunca has sido empresario. Hay tanto que organizar y tanto que hacer. Pero si estableces primero tu plan, salir adelante será la parte fácil.

Esto es lo que tiene que hacer para seguir siendo legal y cumplir la normativa federal, estatal y local.

#1: Número de identificación patronal (EIN)

Antes de pensar en publicar un anuncio de empleo, necesitará un Número de Identificación de Empleador o EIN que emite el IRS. También se conoce como número de identificación fiscal, y la Administración de Pequeñas Empresas dice que a veces se llama formulario SS-4. Necesitas un EIN desde el primer día como empleador oficial para declarar tus impuestos y otros documentos relacionados al IRS, y también lo necesitarás para ciertos documentos de los empleados. Consulta la página de información sobre el EID en Sitio web del IRS.

#2: Preparar registros de retenciones de impuestos

Todos los empresarios deben mantener registros de impuestos sobre el empleo para el IRS, y usted debe conservarlos durante 4 años. Además de cumplir con la normativa del IRS, estos registros también contienen información valiosa sobre la solvencia financiera de su empresa. Consulte la publicación del IRS, Guía fiscal para empresarios 2016 Circular Eque desglosa la información fiscal que debe conocer. Tendrá que preparar las declaraciones de salarios e impuestos de la Seguridad Social, sobre las que puede informarse. aquí. Y si su estado tiene impuesto sobre la renta, tome este enlace para encontrar información específica sobre los impuestos estatales que le corresponden.

#3: Verificación de la elegibilidad de los empleados

El I-9 o Formulario de Verificación de Empleados le permite determinar si un empleado cumple los requisitos para trabajar en Estados Unidos. No es tan complicado como parece. Sólo tiene que verificar que el documento de identidad con fotografía presentado por el empleado coincide con la información del formulario. Y si tiene alguna duda sobre la elegibilidad, puede verificar la información en línea a través de la página web Servicio E-Verify.

#4: Inscríbase en el programa estatal de notificación de nuevas contrataciones

Cada persona contratada se comunica a un directorio estatal en los 20 días siguientes a la contratación. La SBA explica que todos los empresarios están obligados a registrarse en el Programa de Nuevas Contrataciones de su estado, y que cada estado es diferente. Información aquí le explicará lo que debe hacer.

#5: Asegurar un plan de seguro de accidentes laborales

Con la indemnización por accidentes de trabajo tiene tres opciones. Puede ofrecerla como un plan autoasegurado, que es costoso, o puede obtener un seguro de indemnización por accidente laboral a través de un proveedor de seguros comercial. También puede trabajar a través del Programa Estatal de Seguro de Indemnización por Accidentes Laborales. Póngase en contacto con la oficina de su estado para obtener más información.

#6: Ordenar y publicar avisos laborales en el lugar de trabajo

Toda empresa está obligada por la legislación laboral federal y estatal a colgar determinados carteles en el lugar de trabajo donde todos los empleados puedan verlos y acceder a ellos libremente. El Departamento de Trabajo de EE.UU. y la agencia estatal correspondiente proporcionan los carteles de forma gratuita. Puede encontrar distintos carteles federales en este enlace. Para obtener los carteles de su estado, póngase en contacto con el Departamento de Trabajo local.

#7: Declare sus impuestos

La SBA dice que, en general, "los empresarios que pagan salarios sujetos a retención de impuestos sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare deben presentar el formulario 941 del IRS, Employer's Quarterly Federal Tax Return". El IRS desglosa el significado y los requisitos del Formulario 941 en este enlacey ofrecen numerosos enlaces útiles con más información en la misma página.

Con todos los datos estatales y federales en orden, puede ponerse manos a la obra para establecer su sistema de organización empresarial. Según la SBA, unos buenos registros son la clave de su éxito. Piense en unirse a su Cámara de Comercio local, así como a cualquier otra asociación de pequeñas empresas de su zona. Y la sección local de cualquier asociación de inspectores de viviendas a la que pertenezca es otra fuente de información que puede ayudarle.

Has trabajado duro para llegar a este punto, y ahora está dando sus frutos. El proceso de darse de alta como empresario conlleva mucho papeleo, pero no se desanime. Una vez hecho esto, estará listo para empezar a aceptar solicitudes de empleo y entrevistas.

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